Ga naar Facturen, tik op het klokje rechtsboven en dan op +. Je komt op Nieuw terugkerend factuurschema — hetzelfde vertrouwde scherm als bij een gewone factuur.
Een periodiek factuurschema maken en activeren
Stel één keer een schema in — klant, regels, frequentie en e-mailtekst — en AirBill maakt en verstuurt je terugkerende facturen daarna automatisch.
Facturen uit een schema gaan automatisch de deur uit, dus zorg dat de klant compleet is (naam, e-mailadres, adres) voordat je begint. De klant van een schema kun je later niet wisselen — een andere klant betekent een nieuw schema.
-
Open een nieuw schema
-
Kies de klant en vul de regels
Selecteer de klant en voeg je factuurregels toe met aantal, eenheid, prijs en btw. Deze regels vormen het sjabloon: elke gegenereerde factuur krijgt precies deze inhoud.
-
Stel het ritme in
Open Betaalschema en kies:
- Startdatum en eventueel een einddatum (leeg = Voor altijd).
- Frequentie: dagelijks, wekelijks (met dag van de week), maandelijks (eerste dag, 2e t/m 28e of laatste dag) of per kwartaal.
- Eerste factuur: Vandaag — direct na het activeren — of Wachten op volgende cyclus.
- Elke factuur verschuldigd: bij ontvangst, of 7, 14, 30 of 60 dagen na verzending.
De samenvatting onderin laat direct zien wat je gekozen hebt.
Het betaalschema met de frequentiekiezer open: maandelijks op de eerste dag van de maand. -
Schrijf de e-mailtekst
Open E-mailbericht en pas het onderwerp en de begeleidende tekst aan; een CC toevoegen kan ook. Elke automatisch verstuurde factuur gebruikt deze tekst, met de pdf als bijlage.
-
Sla het schema op als concept
Tik op Concept opslaan. Je komt op het schemadetail; er is nog niets actief en er gaat nog niets de deur uit.
-
Activeer het schema
Tik op Schema activeren. Gaat de eerste factuur pas bij de volgende cyclus uit, dan zie je de geplande datum ter bevestiging. Koos je Vandaag, dan heet de knop Plannen en verzenden en waarschuwt AirBill je expliciet: de eerste factuur wordt direct verstuurd en dat kan niet ongedaan worden gemaakt. Bevestig, en het schema staat op Actief.
Wat er daarna gebeurt
- AirBill maakt op elke geplande datum de factuur aan en mailt hem naar je klant met jouw e-mailtekst.
- Op het tabblad Facturen van het schema zie je elke aangemaakte factuur met zijn echte status, plus de eerstvolgende geplande runs.
- In je gewone facturenoverzicht herken je deze facturen aan het klokje; betalingen en herinneringen werken zoals bij elke andere factuur.
Veelvoorkomende problemen
Activeren lukt niet door de einddatum
Een einddatum in het verleden blokkeert activatie. Pas de einddatum aan (of maak hem leeg) en probeer opnieuw.
Je wilt toch een andere klant
De klant ligt vast zodra het schema bestaat. Dupliceer het schema niet — maak een nieuw schema met de juiste klant en verwijder het oude concept.
De eerste factuur kwam onverwacht direct
Dat gebeurt bij de keuze Vandaag in combinatie met Plannen en verzenden. Controleer die instelling bij je volgende schema; de al verstuurde factuur kun je zo nodig crediteren.
Gerelateerde artikelen
Kom je er niet uit? Stuur ons een bericht, dan helpen we je persoonlijk verder.
Contact opnemen