Algemene voorwaarden

AirBill is een digitale boekhoudoplossing die is ontwikkeld voor ondernemers en accountants. De software is gericht op efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en overzicht, zodat je minder tijd kwijt bent aan administratie en meer ruimte houdt voor andere zaken. Met AirBill beheer je jouw financiële administratie eenvoudig online en heb je altijd en overal inzicht in je cijfers. Omdat we transparantie belangrijk vinden, leggen we in deze algemene voorwaarden duidelijk vast wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou verwachten.

1. Begrippen: wie bedoelen we?

Wanneer in deze voorwaarden wordt gesproken over 'jij', 'je' of 'jou(w)', bedoelen wij jou als gebruiker van de online boekhoudsoftware van AirBill, de AirBill-apps, aanvullende diensten van AirBill en/of de website van AirBill. Staat de administratie op naam van een onderneming, dan verwijzen deze begrippen naar die onderneming als zakelijke klant.

Met 'wij', 'we', 'ons' of 'onze' wordt bedoeld: Tally AI B.V., gevestigd aan de Schipluidenlaan 4, 1062HE Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99443570.

2. Toepasselijkheid: wanneer gelden deze voorwaarden en hoe wijk je af?

Deze voorwaarden gelden zodra je AirBill gebruikt (inclusief de website en apps) en ook wanneer je via AirBill aanvullende diensten afneemt die samenhangen met een afzonderlijke overeenkomst met een partner.

De overeenkomst ontstaat door (i) het aanmaken van een gebruikersaccount, (ii) het afnemen van een aanvullende dienst, of (iii) het installeren van een AirBill-app. Je kunt de overeenkomst niet aan een ander overdragen. Bij registratie/activatie/installatie vragen we je daarom om akkoord te gaan met deze voorwaarden.

AirBill werkt altijd op basis van deze algemene voorwaarden. Alleen als we uitdrukkelijk schriftelijk of per e-mail iets anders afspreken, geldt die afwijking.

Staat jouw AirBill-administratie op naam van een vof of maatschap, dan binden deze voorwaarden alle vennoten respectievelijk maten.

Wordt een bepaling uit de overeenkomst of deze voorwaarden door een rechter ongeldig verklaard (nietig of vernietigbaar), dan blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

3. Vertegenwoordiging: wie mag namens jouw bedrijf handelen?

De onderstaande personen mogen jouw onderneming richting AirBill vertegenwoordigen. In deze voorwaarden noemen we hen 'Vertegenwoordigers':

• de bestuurder(s);
• de indirect bestuurder(s) (als de bestuurder van jouw onderneming zelf een vennootschap is: de bestuurder van die vennootschap);
• de vennoten (bij een vof);
• de maten (bij een maatschap).

AirBill mag ervan uitgaan dat:

• iedere Vertegenwoordiger zelfstandig bevoegd is;
• er geen beperkingen gelden op die bevoegdheid; en
• iedere Vertegenwoordiger namens jouw onderneming opdrachten mag geven.

AirBill hoeft dit niet te controleren. Je accepteert dat elke Vertegenwoordiger zelfstandig handelingen kan verrichten richting AirBill. Voor zover nodig verstrek je hierbij aan iedere Vertegenwoordiger een onherroepelijke volmacht om jouw onderneming zelfstandig te vertegenwoordigen.

4. Registratie: welke gegevens vragen we en wat als ze niet kloppen?

Bij het aanmaken van je AirBill-account vragen we je om bepaalde gegevens. Jij zorgt ervoor dat deze gegevens juist en volledig zijn en blijven. Wijzigt er iets? Dan pas je dit zo snel mogelijk aan in je account en/of via het beheer van je administratie.

Voor sommige diensten kan AirBill extra informatie eisen, zoals correcte SBI-codes, bedrijfsactiviteiten en gegevens van uiteindelijk belanghebbenden (UBO's). Zonder deze (verplichte) informatie kun je die diensten niet gebruiken.

Je mag AirBill-diensten niet inzetten voor doeleinden die niet passen binnen de bedrijfsactiviteiten en SBI-codes die je aan AirBill hebt doorgegeven. Je moet AirBill daarom direct informeren als die informatie verandert. Ook veranderingen in je situatie die relevant zijn voor AirBill meld je meteen, bijvoorbeeld bij faillissement, surseance van betaling, onderbewindstelling, ondercuratelestelling of toelating tot de wettelijke schuldsanering.

5. Dienstverlening: wat mag je van AirBill verwachten (en wat niet)?

AirBill wil dat je de dienstverlening prettig kunt gebruiken. We spannen ons in om AirBill goed te laten functioneren en continu te verbeteren.

Toch kan AirBill niet toezeggen dat de dienst altijd volledig beschikbaar is of altijd zonder storingen werkt. Ook kan AirBill niet garanderen dat de dienst op elk besturingssysteem, iedere browser of ieder (mobiel) apparaat probleemloos te gebruiken is.

Soms is het nodig om AirBill tijdelijk offline te halen voor onderhoud, updates of verbeteringen. We proberen dit zoveel mogelijk buiten piekmomenten te doen (bij voorkeur 's nachts of in het weekend).

AirBill mag onderdelen aanpassen, uitbreiden, verwijderen of wijzigen. Daardoor kunnen functies (tijdelijk of definitief) verdwijnen, of kan ondersteuning voor bepaalde systemen/apparaten stoppen.

AirBill doet haar best om correcte en actuele informatie te bieden, maar kan niet uitsluiten dat er fouten optreden in berekeningen, overzichten of rapportages. Dat kan komen door een systeemfout, maar ook door invoer die jij aanlevert. Controleer daarom uitkomsten altijd (of laat ze controleren) voordat je ze gebruikt, bijvoorbeeld voor belastingaangiften.

In blogs, kennisbankartikelen, voorbeelden en tips (ook via support) deelt AirBill algemene informatie. Dit is bedoeld ter ondersteuning, maar is geen vervanging van advies door een accountant, boekhouder of fiscalist; je kunt er daarom geen rechten aan ontlenen.

Gebruik je bankkoppelingen, partnerkoppelingen of een API? Dan is AirBill alleen verantwoordelijk voor de koppeling aan AirBill-zijde. AirBill heeft geen controle over software van jou/derden of over systemen van banken/partners. Storingen of wijzigingen daar vallen buiten onze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid.

6. Gebruik van AirBill: spelregels, verboden handelingen en jouw verantwoordelijkheid

6.1 Basisvoorwaarden voor gebruik

AirBill is bedoeld voor ondernemingen en accountants. Je mag geen account aanmaken als particulier of als geautomatiseerd systeem ("robot"). Je moet bovendien 18 jaar of ouder zijn. Een account mag alleen worden aangemaakt door de eigenaar van het bedrijf of een wettelijk bevoegde vertegenwoordiger van dat bedrijf. Het is niet toegestaan om als (externe) vertegenwoordiger van een bedrijf een account te openen, bijvoorbeeld als administratiekantoor.

Per AirBill-administratie mag je maximaal één bedrijf voeren. Heeft jouw bedrijf meerdere handelsnamen, dan mogen die onder dezelfde administratie vallen.

6.2 Wat is niet toegestaan?

Je mag AirBill niet gebruiken op een manier die strijdig is met deze voorwaarden, de wet, openbare orde of goede zeden. Dat betekent onder meer dat je:

• AirBill niet inzet voor illegale of strafbare activiteiten (zoals acquisitiefraude, btw-fraude via nepfacturen, witwassen);
• geen onrechtmatige of illegale materialen opslaat binnen het AirBill-platform;
• geen spam verstuurt via AirBill;
• niet probeert te hacken of beveiligingen te omzeilen;
• geen websites publiceert die zich voordoen als AirBill of zich op een andere manier als AirBill presenteren;
• geen schadelijke code (zoals wormen/virussen) plaatst of verspreidt via AirBill;
• je AirBill-betaalrekening niet misbruikt, bijvoorbeeld als doorstroomrekening voor geld van derden.

Daarnaast mag je geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten van AirBill of derden. Je mag bijvoorbeeld geen content van de website zonder toestemming elders publiceren en je mag (onderdelen van) AirBill niet nabouwen.

Voor AirBill geldt een fair-use beleid. Bij gebruik dat duidelijk afwijkt van normaal/redelijk gebruik neemt AirBill contact met je op. AirBill mag in dat geval aanvullende kosten rekenen en kan in uiterste situaties de overeenkomst beëindigen.

6.3 Jouw verantwoordelijkheden

Jij bent verantwoordelijk voor het gebruik van AirBill en voor alle handelingen die plaatsvinden via jouw AirBill-account, betaalrekening of betaalpas. Dat geldt ook bij misbruik. Is misbruik mogelijk geworden doordat iemand jouw wachtwoord of beveiligingscode gebruikte, of doordat jij anderen toegang gaf (bijvoorbeeld je administratiekantoor)? Dan is AirBill daarvoor niet aansprakelijk.

Ter voorkoming van misbruik adviseren we een sterk, uniek wachtwoord en regelmatige wijziging. Je moet je wachtwoord/beveiligingscode strikt persoonlijk houden en niet delen — ook niet met AirBill. Als AirBill constateert dat je dit toch hebt gedaan, mag AirBill je wachtwoord resetten zodat je een nieuw wachtwoord moet instellen.

Je installeert updates die AirBill aanbiedt zo snel mogelijk. AirBill biedt daarnaast de mogelijkheid om anderen eigen toegang te geven (bijvoorbeeld je boekhouder), zodat je jouw inloggegevens niet hoeft te delen.

Tot slot blijf jij zelf verantwoordelijk voor belastingafdracht (incl. boetes, rente en kosten) over producten en diensten die je via jouw AirBill-account of betaalrekening aan klanten doorberekent.

7. Tarieven: welke prijzen horen bij AirBill-diensten?

Een AirBill-gebruikersaccount is gratis. Binnen dat account kun je één of meerdere administraties toevoegen en één of meerdere pakketten afnemen.

Op dit moment biedt AirBill één gratis pakket met beperkte functionaliteit; dit kan in de toekomst veranderen. Voor extra mogelijkheden biedt AirBill betaalde pakketten aan. Op de website van AirBill staan per pakket de functionaliteiten en de bijbehorende prijs.

Voor aanvullende diensten die AirBill via partners aanbiedt, betaal je een vergoeding. Die vergoeding hangt af van de dienst die je gebruikt. Tariefinformatie vind je op de website van AirBill. Betalingen voor deze aanvullende diensten worden automatisch geïncasseerd en gespecificeerd op de eerstvolgende factuur. Als je je pakket wijzigt naar een minder uitgebreide versie, wordt die wijziging aan het einde van de maand doorgevoerd.

AirBill mag prijzen aanpassen (zie artikel 10).

8. Betaling: hoe wordt er afgerekend?

Wanneer je een betaald AirBill-pakket kiest, verstrek je geldige betaalgegevens en geef je toestemming voor automatische incasso van het maandbedrag via SEPA-incasso of creditcard. Heb je een betaalrekening bij AirBill, dan mag AirBill bedragen ook rechtstreeks van die betaalrekening incasseren.

AirBill stuurt je vooraf altijd een factuur voor het bedrag dat wordt geïncasseerd.

Je betalingsverplichting start zodra je het pakket afneemt. Als je tijdens de lopende abonnementsmaand overstapt naar een uitgebreider pakket, dan betaal je voor die maand alleen het prijsverschil naar rato voor het resterende deel van de maand.

Neem je naast het pakket aanvullende diensten af, dan worden die kosten eveneens automatisch geïncasseerd en gespecificeerd op je volgende factuur. Wijzig je naar een minder uitgebreid pakket, dan gaat dat in per het einde van de maand.

9. Te late betaling: wat zijn de gevolgen?

Je zorgt ervoor dat je betaalgegevens actueel zijn en dat er voldoende saldo beschikbaar is om facturen te kunnen voldoen. Als een incasso niet lukt door onvoldoende saldo, probeert AirBill het bedrag opnieuw te incasseren.

Lukt dat niet, dan betaal je het openstaande bedrag alsnog binnen de betaaltermijn en vermeld je daarbij het referentienummer.

Bij te late betaling mag AirBill wettelijke handelsrente en incassokosten rekenen. Ook kan AirBill je toegang tot (delen van) AirBill tijdelijk blokkeren totdat alle openstaande bedragen zijn voldaan.

Daarnaast heeft AirBill het recht de overeenkomst te ontbinden, de dienstverlening te stoppen en je AirBill-account te (laten) blokkeren of te (laten) verwijderen, zonder voorafgaande ingebrekestelling. AirBill is in dat geval niet aansprakelijk voor schade doordat je geen toegang meer hebt tot je administratie of doordat gegevens zijn verwijderd.

10. Wijziging van tarieven: wat mag AirBill doen en wat kun jij doen?

AirBill kan haar pakketten, diensten en functionaliteiten aanpassen. Dit kan ertoe leiden dat tarieven wijzigen of dat nieuwe prijzen gaan gelden voor aanvullende of gewijzigde diensten.

Wanneer AirBill de prijzen aanpast, informeren wij je daar minimaal zes weken vooraf over. Ben je het niet eens met een prijswijziging, dan heb je het recht om de overeenkomst kosteloos te beëindigen.

Blijf je na de ingangsdatum van de gewijzigde tarieven gebruikmaken van AirBill, dan wordt aangenomen dat je met de prijswijziging akkoord bent gegaan.

11. Overtreding van de voorwaarden: wat zijn de gevolgen?

Handel je in strijd met deze algemene voorwaarden, dan ben je zelf aansprakelijk voor de schade die daaruit voortvloeit.

Wordt AirBill door een derde aangesproken voor schade die het gevolg is van jouw overtreding van deze voorwaarden, dan vrijwaar jij AirBill volledig voor die schade. Dit betekent dat eventuele claims, kosten en vergoedingen voor jouw rekening komen.

In dergelijke gevallen mag AirBill — al dan niet na waarschuwing — jouw toegang tot (delen van) de AirBill-diensten beperken, je account blokkeren of verwijderen. AirBill kan dit ook doen op verzoek van justitie, een toezichthouder of naar aanleiding van een rechterlijke uitspraak.

Daarnaast kan AirBill wettelijk verplicht zijn om een derde (zoals een toezichthouder of opsporingsinstantie) toegang te geven tot jouw gebruikersaccount.

Na beëindiging of sluiting van je account heb je geen toegang meer tot je administratie. Verlies van gegevens als gevolg daarvan komt volledig voor jouw risico; AirBill is hiervoor niet aansprakelijk.

12. Overmacht: wat als AirBill niet kan leveren?

Als AirBill door overmacht haar diensten niet kan leveren, is AirBill niet verplicht haar verplichtingen uit de overeenkomst na te komen zolang die overmachtssituatie voortduurt.

Onder overmacht valt onder meer (maar niet uitsluitend):

• het tekortschieten van leveranciers van AirBill;
• storingen in stroom- of internetvoorzieningen bij AirBill, haar leveranciers of derden.

Duurt de overmachtssituatie langer dan zestig dagen, dan heb je het recht om de overeenkomst te beëindigen door je account te sluiten. In dat geval is AirBill niet gehouden tot enige schadevergoeding.