Rick Schmitz
Wat doet een AI-agent in de boekhouding, en wat niet?
Wat een AI-agent in de boekhouding overneemt, en wat bij de accountant blijft.
Een AI-agent vraagt zelfstandig ontbrekende bonnen op, stuurt herinneringen en stelt vragen over onduidelijke transacties. Wat afwijkt legt hij aan de accountant voor. Fiscale keuzes, het aftekenen van cijfers en de verantwoordelijkheid richting klant en Belastingdienst blijven bij het kantoor. Hieronder lees je wat zo'n agent anders doet dan de automatisering die je al hebt, hoe ver het in de praktijk gaat en waar je op let voordat je er een inzet.
Wat is een AI-agent precies?
Software die binnen een afgebakend proces zelfstandig vervolgstappen kan bepalen en uitvoeren, binnen grenzen die het kantoor vastlegt.
Een bankregel boekt elke betaling aan dezelfde leverancier op dezelfde grootboekrekening. Dat gaat goed tot er iets afwijkt. Een agent ziet een betaling van €340 zonder bon en stuurt de klant een bericht. Komt er een antwoord, dan verwerkt hij dat. Komt er niets, dan volgt na een paar dagen een herinnering. Is het dossier na een week nog niet compleet, dan staat het op de lijst van de accountant.
In Engelstalige bronnen heet dit "agentic accounting". In Nederland zoekt bijna niemand op die term, maar de software is er al.
Wat is het verschil met de automatisering die je al hebt?
OCR leest documenten en bankregels herhalen een vaste handeling. Een agent stelt vragen en volgt ze op.
OCR en documentherkenning halen bedrag, datum, btw en leverancier van een bon of factuur. Ze stoppen zodra er geen document is.
Bankregels en automatisch matchen koppelen transacties aan bekende regels of patronen. Bij nieuwe of afwijkende transacties is vaker aanvullende informatie of menselijke controle nodig.
Een AI-agent vraagt de klant om wat er ontbreekt en volgt dat op. Hij stopt bij beslissingen waar een oordeel voor nodig is.
OCR en matchen draaien op veel kantoren al. Daarmee is een groot deel van de verwerking geautomatiseerd. Wat overblijft is het achter klanten aan zitten: de mail over die ene bon, de tweede mail, het telefoontje. Een agent neemt juist dat deel over.
Welke taken kan een AI-agent nu overnemen?
Klantcommunicatie die steeds hetzelfde patroon volgt.
Ontbrekende bonnen opvragen, per transactie en op het moment dat de betaling binnenkomt. Niet pas bij de afsluiting.
Herinneringen sturen voor openstaande facturen, namens het kantoor.
Vragen stellen over een overboeking zonder omschrijving, een privébetaling van de zakelijke rekening of een onbekende tegenpartij.
Een verlopen bankkoppeling signaleren en de klant helpen hem opnieuw te koppelen.
Geen van deze taken is moeilijk. Ze komen alleen vaak voor en ze vragen om opvolging. Dat is precies het werk dat in een drukke week blijft liggen en zich dan ophoopt tot de maandafsluiting.
Wat doet een AI-agent niet?
Alles waar een vakinhoudelijk oordeel of verantwoordelijkheid bij hoort.
Een agent kan een klant vragen waar een betaling voor was. Of die uitgave zakelijk aftrekbaar is, blijft een vraag voor de accountant. Datzelfde geldt voor de beoordeling of een investering in aanmerking komt voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, of een klant beter een BV kan oprichten, en voor het aftekenen van een jaarrekening.
Ook het lastige klantgesprek blijft mensenwerk. Een klant die drie maanden achterloopt met betalen, heeft meer aan iemand die belt dan aan een herinnering.
Voor de klant verandert er daardoor minder dan je zou denken. Hij krijgt sneller een vraag over een losse bon. Voor advies belt hij nog steeds met zijn eigen accountant.
Hoe ver gaat de automatisering in de praktijk?
Dat bepaal je zelf, door per taak vast te leggen hoeveel de agent zonder controle mag doen.
Ramp, een Amerikaanse leverancier van zakelijke betaalkaarten en boekhoudsoftware, beschreef in februari 2026 hoe hun boekhoudagent werkt. Routinetransacties met weinig risico gaan automatisch door. De gebruiker bepaalt welke handelingen de agent zonder controle mag uitvoeren. Complexe transacties gaan met context naar een mens.
Ramp noemt er eigen cijfers bij: 3,5 keer zoveel automatisch gecodeerde transacties als met oudere software, en 98% nauwkeurigheid bij transacties die het systeem als klaar voor verwerking markeert. Dat zijn cijfers van een leverancier over het eigen product, gemeten bij Amerikaanse klanten. Wat je in een Nederlands kantoor kunt verwachten, kun je er niet uit afleiden.
De indeling zelf is wel bruikbaar. Een herinnering voor een ontbrekende bon kan prima automatisch de deur uit. Een boeking op een tussenrekening die niemand begrijpt, wil je eerst zelf zien.
Waar let je als kantoor op voordat je een AI-agent inzet?
Op wie er verantwoordelijk blijft, waar de gegevens staan en wat je achteraf kunt terugzien.
Begin bij de privacy. Verwerkt de leverancier persoonsgegevens namens jouw kantoor, dan sluit je daarvoor een verwerkersovereenkomst. Als kantoor blijf je verantwoordelijk voor je eigen verplichtingen en voor een zorgvuldige inzet van de leverancier. Vraag ook waar de gegevens worden opgeslagen en verwerkt.
Dan de audittrail. Kun je per klant terugzien wat de agent heeft gevraagd, wat de klant antwoordde en wat er daarna gebeurde? Als een klant later zegt dat hij nooit iets heeft ontvangen, wil je dat kunnen laten zien.
Leg vooraf vast wat de agent zelfstandig mag versturen en wat altijd langs een medewerker gaat. Lees ook een paar berichten mee voordat je live gaat. Ze gaan uit naam van je kantoor, dus ze moeten klinken zoals jullie klinken.
Spreek tot slot af wie de gemarkeerde dossiers oppakt, en hoe snel. Dat punt wordt vaak vergeten. Een agent die netjes uitzonderingen markeert, levert niets op als niemand de lijst bekijkt.
Wat verandert er in het werk op kantoor?
Het verzamelen verschuift van de laatste week van de maand naar de hele maand.
Op veel kantoren gaat klantcommunicatie in golven. Rond de maandafsluiting of de btw-aangifte gaan de mails eruit, de antwoorden druppelen binnen en de laatste bonnen komen na de derde herinnering. Vraagt een agent per transactie, zodra die binnenkomt, dan is het dossier aan het eind van de maand grotendeels compleet.
Je medewerkers houden dan meer tijd over voor controle, beoordeling en advies. Of je die tijd gebruikt voor meer klanten of voor meer advieswerk, beslis je als kantoor zelf.
Hoe werkt de AI-agent van AirBill?
Bill, de AI-agent van AirBill, neemt de routinematige klantcommunicatie over en betrekt de accountant alleen als er iets is gemarkeerd.
Bill vraagt via de app om ontbrekende bonnen en stuurt herinneringen voor openstaande facturen namens het kantoor. Heeft een transactie verduidelijking nodig, dan vraagt hij het de klant rechtstreeks. Verloopt een bankkoppeling, dan waarschuwt hij de klant en helpt hij die stap voor stap opnieuw te koppelen. OCR, slim matchen met de bank en een audittrail zitten in hetzelfde platform. Je team controleert het werk en neemt de beslissingen die bij het vak horen.
AirBill werkt met Exact Online, dus je bestaande boekhoudsysteem blijft gewoon in gebruik. AirBill ondersteunt AVG- en Wwft-processen en houdt een audittrail bij. De app is gratis voor je klanten.
Ruben Groen, accountant bij UWBS: "AirBill bespaart zo'n 50% administratietijd op complexe klantdossiers en heeft de eenvoudigste vrijwel volledig geautomatiseerd."