Hoe maak je als ondernemer gratis een factuur?

Je kunt als ondernemer gratis facturen maken met de AirBill-app. Je downloadt de app, maakt een account aan en kunt direct facturen maken en versturen, zonder abonnement. Los van welk programma je gebruikt, gelden voor elke factuur dezelfde wettelijke eisen van de Belastingdienst. Die zet dit artikel eerst op een rij, voordat we naar het gratis alternatief kijken.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Een factuur moet minstens tien vaste gegevens bevatten, van je btw-nummer tot het toegepaste btw-tarief. Dit geldt zodra je verplicht bent te factureren.

1. Volledige naam en adres van jou en je klant: De juridische naam, of de handelsnaam als die bij de KVK geregistreerd staat

2. Je btw-identificatienummer: Het nummer met 'NL' ervoor

3. Je KVK-nummer: Als je bij de KVK staat ingeschreven

4. Factuurdatum: De dag waarop je de factuur uitreikt

5. Factuurnummer: Doorlopend genummerd, elk nummer maar één keer gebruikt

6. Omschrijving en hoeveelheid: Wat je hebt geleverd, bijvoorbeeld 5 uur advieswerk

7. Leverdatum: De datum van levering, of van een vooruitbetaling

8. Bedrag exclusief btw: Apart vermeld per btw-tarief als je er meerdere gebruikt

9. Btw-tarief: Het percentage dat van toepassing is

10. Btw-bedrag: Het bedrag aan btw dat je in rekening brengt

Een factuurprogramma dat deze velden standaard invult, scheelt uitzoekwerk. Vergeet je een van deze gegevens structureel, dan loop je het risico dat de Belastingdienst je factuur niet accepteert als onderbouwing voor je btw-aangifte.

Mag je een eenvoudigere factuur sturen bij een klein bedrag?

Ja, tot en met €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur. Daarop hoeft alleen de datum, je naam en adres, wat je hebt geleverd, en de btw (of de gegevens waarmee die te berekenen is) te staan. Dit geldt ook als je een eerdere factuur wijzigt. Bij leveringen aan het buitenland mag je deze verkorte vorm niet gebruiken, ook niet onder de €100.

Mag je een factuur ook digitaal versturen?

Ja, je bepaalt zelf of je op papier of digitaal factureert, zolang je klant akkoord gaat met de digitale versie. Verstuur je digitaal, dan moet je ook kunnen aantonen dat de factuur echt van jou komt en dat de inhoud niet is aangepast na verzending. Hoe je dat regelt, mag je zelf bepalen. De meeste ondernemers lossen dit vanzelf op door via een vast systeem te factureren in plaats van losse pdf's per e-mail te sturen.

Ben je altijd verplicht een factuur te sturen?

Aan andere ondernemers en aan rechtspersonen zoals stichtingen en verenigingen wel, aan particulieren meestal niet. Lever je iets aan een particuliere klant, dan hoef je in de meeste gevallen geen factuur uit te reiken, met een paar sectorspecifieke uitzonderingen. Werk je met bedrijven, dan geldt de verplichting voor alles wat je levert, ongeacht het bedrag.

Geldt er een deadline voor het versturen van een factuur?

Ja, je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand van levering. Lever je in januari, dan moet de factuur er dus uiterlijk op 15 februari uit zijn. Deze termijn staat los van de betaaltermijn die je met je klant afspreekt.

Wat kost factureren normaal gesproken?

De meeste facturatieprogramma's werken met een maandelijks abonnement dat je als ondernemer zelf betaalt. Vaak worden losse functies, zoals extra sjablonen, herinneringen of Peppol-verzending, ook nog los aangeboden. Daarom valt een gratis alternatief op: bij de meeste tools betaal je iets, hoe klein ook.

Hoe werkt gratis factureren met AirBill?

Via de app maak je facturen met AI, verstuur je ze onbeperkt en regel je betaling en herinneringen automatisch, zonder dat het jou iets kost. Download de app en maak in een paar minuten een account aan. Dan staat alles klaar:

• Facturen maken met AI

• Onbeperkt facturen en offertes versturen

• Eigen logo en huisstijl op je facturen

• Periodieke facturen en abonnementen beheren

• Facturen versturen en ontvangen

• Automatische factuurherinneringen bij te late betaling

• Betaallinks in de factuur, zodat klanten direct kunnen betalen via iDEAL, creditcard of PayPal

Daarnaast houdt de app je bonnetjes, transacties en financiële overzicht bij, zodat facturatie niet los staat van de rest van je administratie. Je kunt bijvoorbeeld terugzoeken welke klant dit jaar de meeste omzet opleverde, zonder je eigen spreadsheet erbij te pakken. Je gegevens worden versleuteld tijdens verzending en opslag en gehost in de EU, met dezelfde beveiliging als banken gebruiken.

AirBill is gratis voor jou als ondernemer: geen abonnement en geen kleine lettertjes. Benieuwd hoe AI de rol van accountants breder verandert? Lees het artikel over hoe AI boekhouders verandert in strategische business advisors.